Na operação de transporte rodoviário de cargas, diferentes etapas precisam acontecer de forma coordenada para que uma viagem seja executada com controle, previsibilidade e segurança. Entre elas estão integrar o CIOT, o Vale-Pedágio e o abastecimento.
Embora cada processo tenha uma finalidade específica, todos estão relacionados à mesma operação. Quando essas informações ficam espalhadas em sistemas, planilhas, comprovantes e diferentes plataformas, a gestão pode se tornar mais complexa. O resultado é uma operação com mais atividades manuais, dificuldade para acompanhar despesas e maior esforço para conciliar informações.
É nesse cenário que a integração ganha importância. A integração permite relacionar informações que fazem parte de uma mesma viagem.
Imagine, por exemplo, uma operação em que uma carga sai de São Paulo com destino a Minas Gerais.
Para essa viagem, existem diferentes informações:
- dados da carga;
- veículo utilizado;
- motorista;
- origem e destino;
- documentação;
- roteirização;
- CIOT, quando aplicável;
- Vale-Pedágio;
- abastecimentos;
- despesas;
- pagamentos;
- quilometragem;
- encerramento da viagem.
Quando esses dados estão conectados, o gestor consegue analisar a operação como um conjunto.
Em vez de verificar diversos registros separadamente, ele pode acompanhar informações relacionadas à mesma viagem e utilizar esses dados para conferência, controle e análise.
Continue neste artigo para entender os benefícios da integração!
1. Mais controle sobre os custos da viagem
Uma das principais vantagens de integrar essas etapas é conseguir visualizar melhor quanto uma viagem realmente custa.
O custo de transporte não está limitado ao valor pago pelo frete.
Dependendo da operação, também podem existir:
- combustível;
- pedágios;
- despesas do veículo;
- manutenção;
- diárias;
- pagamentos relacionados ao motorista;
- outros custos operacionais.
Ao relacionar abastecimentos e Vale-Pedágio à operação correspondente, a empresa consegue estruturar melhor a composição das despesas.
2. Menos retrabalho e lançamentos duplicados
Processos manuais podem exigir que a mesma informação seja digitada várias vezes.
Por exemplo, os dados de uma viagem podem ser registrados em uma planilha, depois utilizados para controle do abastecimento e novamente consultados para conferência de despesas.
Além de consumir tempo, esse fluxo pode aumentar o risco de divergências.
A integração busca reduzir esse problema ao conectar os registros dentro do sistema.
Com a Target Log, a empresa pode trabalhar com as informações da operação de maneira centralizada, evitando que o controle dependa exclusivamente de documentos e planilhas dispersas.
3. Melhor acompanhamento do abastecimento
O combustível representa uma despesa relevante para muitas operações de transporte.
Por isso, não basta saber quanto foi gasto. É importante entender onde, quando e em qual operação o abastecimento aconteceu.
Uma gestão integrada permite relacionar o abastecimento a informações como veículo, motorista e viagem.
Com isso, a empresa pode acompanhar indicadores como:
- consumo médio;
- quantidade abastecida;
- custo por viagem;
- custo por quilômetro;
- variações de consumo;
- valor gasto com combustível.
Esses dados podem ajudar a identificar desvios e oportunidades de melhoria.
4. Maior rastreabilidade das despesas
Rastreabilidade significa conseguir entender a origem e o contexto de determinada informação.
No transporte, isso é especialmente relevante.
Se aparece um determinado gasto com combustível, por exemplo, é útil saber: Qual veículo abasteceu? Quem era o motorista? Qual viagem estava sendo realizada? Qual foi a quilometragem?
Quando essas informações estão relacionadas, a conferência se torna mais estruturada.
O mesmo raciocínio pode ser aplicado às despesas de pedágio e aos demais custos associados à operação.
Como a Target Tech ajuda nesse processo?
A Target Tech oferece soluções voltadas à gestão de operações de transporte, e a Target Log possui recursos destinados ao gerenciamento das atividades relacionadas à logística.
Nesse contexto, a tecnologia pode funcionar como um ponto de integração das informações.
Em vez de tratar CIOT, Vale-Pedágio e abastecimento como tarefas independentes, a empresa pode organizar esses dados dentro do fluxo operacional. A ideia é conectar:
Viagem → veículo → motorista → CIOT → Vale-Pedágio → abastecimento → despesas → encerramento da operação
Essa conexão permite que a empresa tenha uma visão mais ampla do que aconteceu durante cada operação.
A Target Log pode ser utilizada como ferramenta para organizar diferentes processos da gestão de transporte. Ao centralizar as informações, a solução ajuda a reduzir a dependência de controles paralelos.
Isso é especialmente relevante para empresas que trabalham com grande volume de viagens.
Quanto maior a operação, maior tende a ser a quantidade de informações que precisam ser registradas, conferidas e analisadas. Nesse cenário, uma plataforma de gestão pode ajudar a estruturar os processos e tornar as informações mais acessíveis.
O que muda quando tudo está integrado?
A diferença está principalmente na qualidade da informação disponível para a gestão.
Com uma gestão integrada
A empresa pode trabalhar com:
- dados centralizados;
- informações relacionadas à viagem;
- histórico operacional;
- controle de despesas;
- acompanhamento de abastecimentos;
- gestão de documentos;
- maior facilidade para conferência;
- relatórios para análise.
A integração não elimina a necessidade de processos internos e conferências. Ela oferece uma estrutura tecnológica para organizá-los.
Um dos principais benefícios de organizar os dados é transformar registros operacionais em informações úteis para gestão.
Imagine que uma empresa perceba aumento no custo médio de combustível. Sem dados estruturados, pode ser difícil entender a origem do problema.
Com informações organizadas, a gestão pode cruzar diferentes indicadores:
Veículo + motorista + rota + quilometragem + abastecimento + viagem
Essa análise pode ajudar a identificar padrões que merecem investigação. Da mesma forma, é possível acompanhar a evolução dos custos de pedágio e comparar despesas entre diferentes operações.
Como funciona o fluxo integrado na prática?
Um possível fluxo pode ser organizado da seguinte maneira:
1. Cadastro da operação
A empresa registra a viagem com as principais informações da carga, origem, destino, veículo e motorista.
2. Registro do CIOT
Quando aplicável, os dados relacionados ao CIOT são associados à operação conforme as regras vigentes.
3. Planejamento do Vale-Pedágio
O pedágio é considerado dentro do planejamento e controle da viagem.
4. Execução da viagem
O veículo inicia o deslocamento e os eventos da operação são registrados.
5. Abastecimentos
Os abastecimentos realizados são associados ao veículo e, quando aplicável, à viagem correspondente.
6. Acompanhamento das despesas
Os custos podem ser organizados de acordo com sua categoria e relação com a operação.
7. Encerramento
Após a conclusão da viagem, os dados permanecem disponíveis para conferência e análise.
Esse fluxo pode variar de acordo com a configuração do sistema e os processos adotados pela transportadora.
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Perguntas rápidas:
Por que integrar CIOT, Vale-Pedágio e abastecimento?
Porque os três processos fazem parte do contexto operacional da viagem. A integração ajuda a centralizar informações e relacionar despesas e registros à operação correspondente.
A Target Log ajuda no controle dessas informações?
A Target Log oferece recursos para gestão de operações de transporte e pode ser utilizada para centralizar e organizar informações relacionadas à operação, de acordo com os recursos e configurações disponíveis.
Qual a vantagem de integrar essas informações?
Entre os benefícios estão maior organização dos dados, redução de controles paralelos, facilidade de conferência e melhores condições para analisar custos e indicadores operacionais.
A integração elimina as planilhas?
A adoção de um sistema integrado pode reduzir a dependência de planilhas utilizadas para controles operacionais, mas a necessidade de cada empresa depende dos processos e configurações adotados.
A integração ajuda a controlar custos?
Sim. Ao relacionar abastecimentos, pedágios e demais despesas à viagem, a empresa pode obter uma visão mais estruturada dos custos operacionais.
Catharine Herranz | Especialista em Marketing de Conteúdo
Com MBA em Propaganda, Marketing e Comunicação Integrada e formada em Publicidade e Propaganda, trabalha a mais de 6 anos com o Transporte Rodoviário de Cargas (TRC). Especialista em marketing de conteúdo, atua com foco em réguas de relacionamento, jornada dos clientes B2B e B2C, gerenciamento do blog com foco em SEO, gestão das redes sociais, branding e comunicação institucional.
